1. Un évènement dédié au “Manuel Pratique du Flex Office”
Deskare et Work With Island ont co‑construit le “Manuel Pratique du Flex Office”, un guide opérationnel nourri par les retours d’expérience d’entreprises comme Pernod Ricard, LVMH, BIC, Manutan ou Icade. Pour le lancement de ce guide, deux matinées de présentation en avant‑première ont été organisées dans les locaux de Yemanja, avec une table ronde animée par Vianney Goater réunissant plusieurs experts dont Taïs Hagerman pour parler des conditions de réussite d’un projet de flex office.
2. Le message clé de Taïs : le flex office ne s’improvise pas
En tant que cheffe de projet AMO et architecte, Taïs rappelle qu’un projet de flex office ne se résume ni à une réduction de postes de travail ni à un changement de plan de plateau. Il s’agit d’un véritable projet d’entreprise, qui doit être porté par la direction, inscrit dans une stratégie immobilière claire et accompagné par une équipe projet structurée associant RH, IT, communication interne et représentants des métiers.
Elle insiste sur trois points clés :
Définir un cadre stratégique partagé avec la gouvernance (rôle du bureau, objectifs en termes de collaboration, de performance et de qualité de vie).
Co‑concevoir des espaces adaptés aux usages réels, en s’appuyant sur des diagnostics quantitatifs et qualitatifs (taux d’occupation, typologie d’activités, besoins de concentration/collaboration).
Piloter une conduite du changement structurée (communication, accompagnement managérial, tests d’usages) pour sécuriser l’adhésion des équipes dans la durée.
3. AMO + architecture : un double regard au service du flex office
Chez VINCI Immobilier Conseil, Taïs intervient avec une double casquette d’AMO et d’architecte, ce qui lui permet de faire le lien entre les enjeux stratégiques des directions et la réalité concrète des plans, des matériaux et des ambiances de travail. Cette vision intégrée permet de traduire les décisions de gouvernance en espaces lisibles pour les collaborateurs, cohérents avec la culture d’entreprise et techniquement maîtrisés (acoustique, lumière, ergonomie, modularité, etc.).
Dans ses interventions, elle met en avant l’importance :
- D’articuler flex office et bien‑être au travail (confort, diversité des espaces, qualité d’ambiance).
- De concevoir des configurations réversibles et évolutives, capables d’absorber les transformations futures des modes de travail.
- D’intégrer tôt les enjeux environnementaux (sobriété, matériaux, optimisation des surfaces) pour un flex office responsable.
4. Ce que les entreprises retiennent de cette table ronde
Les échanges avec Deskare, Work With Island et Yemanja ont montré que les projets de flex office les plus réussis sont ceux qui conjuguent trois ingrédients : une gouvernance mobilisée, une conception centrée usages et une conduite du changement exigeante. Les retours d’expérience de grandes entreprises démontrent qu’un flex office bien préparé peut renforcer la collaboration, la transversalité et l’engagement, à condition d’être pensé comme un programme structuré et non comme une simple opération de densification.
Pour VINCI Immobilier Conseil, cette table ronde confirme le rôle central de l’AMO et de l’architecte dans la traduction des ambitions de flex office en espaces réellement vécus, compris et appropriés par les collaborateurs.
